无论是耐火原料的销售方还是采购方都会遇到提供样品的情况，但是看似简单的样品提供过程却能反应销售方的很多信息。例如：是否有样品提供的标准流程、审核过程是否严格、样品准备人员的工作态度、销售人员的沟通能力等。
现将样品提供过程中的一些细节问题以及注意事项进行介绍，主要从样品的执行标准、包装方式、数量、样品取样等方面简要叙述，供相关人员参考：
1. 执行标准
供需双方首先要确认好样品的执行标准，因为不同的客户会使用不同的验收标准。一般国内采购方常用GB标准，但某些外资企业有时使用ASTM或JIS等标准。所以采购方会按照本公司的检验标准验收样品质量，因此销售方在发货前确认采购方的具体标准很有必要，如双方标准不同需要提前说明并结合相关数据进行说明。
例如：耐火原料中颗粒料的粒度分布检测，各公司均会使用专用检测筛进行检测。而同样目数的筛网会因为标准不同而导致筛网的编织方法、丝径粗细、孔径大小不同从而导致检测结果的差异。
注：中华人民共和国国家标准（简称：国标或GB）、美国材料与试验协会（American Society for Testing and Materials）标准（简称：美标或ASTM）、日本工业标准（Japanese Industrial Standards）（简称：日标或JIS）。
2.包装方式
根据不同样品的特点采用适合的包装方式。有时采购方会遇到样品吸潮、包装破损或变形的情况，如果样品本身吸潮、异常破碎、结块或包装破损等则本次样品提供属于失败案例。
笔者也遇到过使用超市购物袋、厚度很薄的自封袋、其它品名的包装袋等包装的样品，该类不适合的包装会给采购方造成很大的不便和疑惑。同时也有因包装本身质量不良导致样品报废的情况，例如：塑料编织袋内塑料丝和绳头掉落到样品内从而污染样品的情况，当然这些情况也都会影响销售方在采购方心中的专业性。
每个样品包装上的标签也是必不可少的，标签上至少应包含的信息：样品名称、规格、数量、销售单位全称、联系方式、包装日期等信息。
3.数量
具体的样品数量供需双方事先已经约定完毕，销售方提供样品时需严格按照约定数量提供。笔者曾经需要5公斤样品，但是有两家销售单位实际提供样品的重量为4.5公斤和6.5公斤。样品数量较少可能导致采购方的试验无法按照原计划进行，数量过多会造成邮费和产品浪费。
4.样品取样
样品取样要有代表性，能够代表实际供货质量，也就是不需要有意挑选质量更优的产品来使其通过样品检测环节。当然也不需要有意挑选质量稍差的样品进行提供，这样可能会无法通过样品检测环节从而失去进一步的合作机会。
如果实际供货与样品不一致不但浪费供需双方前期的时间、人力、检测等成本，也会使销售方承担实际到货后的退货、赔偿等实际损失，同时采购方也会因为此次采购不良品而影响其采购合格率的评定。
注：样品和实际供货的产品中含有木屑、绳头、烟头、铁屑、其他原料等杂质的低级错误要避免。
5.其它方面
1) 样品留样、备案登记：销售方提供样品后要对样品进行留样，以便检测结果有异议时进行复检；样品提供后要进行样品备案登记，以便今后复查；
2) 检测报告：样品提供过程中需将本公司的检测报告随样品一同邮寄，同时将电子版的检测报告发送给采购方；
3) 邮费支付：由谁支付邮费需要提前约定、同时销售方是否可以开具样品发票（具体税率）也要提前说明。常用的费用承担方式为：销售方负责样品和邮寄费、销售方免费提供样品采购方负责支付邮寄费、采购方负责样品和邮寄费。
4)邮寄单号：样品邮寄后的邮寄单号主动反馈给采购方；
5)回访：样品提供一段时间后及时进行使用回访。
总之，样品提供是交易流程中的环节之一，从这个环节中可以反映出销售方的很多信息。所以按照标准流程提供样品不但体现销售方的实力，同时也为采购方提供方便。
最后需要强调的是，销售方不需要在沟通初期就盲目提供样品，因采购方也需要为样品的检测付出人力、时间、检测成本等，所以盲目邮寄的样品多数没有结果反馈。
作者信息：
姓名：李亮 高级采购师
所属单位/部门：艾杰旭派力固(大连)工业-威尼斯欢乐娱人城2299(中国)官方网站 采购课
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